一、邀請(qǐng)書的涵義和特點(diǎn)
邀請(qǐng)書也叫邀請(qǐng)函。是邀請(qǐng)親朋好友或知名人士、專家等參加某項(xiàng)活動(dòng)時(shí)需要送達(dá)他人的書信，是常見(jiàn)的應(yīng)用文體，也是非常重要的。商務(wù)活動(dòng)邀請(qǐng)函是邀請(qǐng)函的一個(gè)重要分支，商務(wù)禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的主體內(nèi)容符合邀請(qǐng)函的一般結(jié)構(gòu)，主要是由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款組成。
接到對(duì)方的邀請(qǐng)后，無(wú)論接受與否，出于禮貌，都必須及時(shí)答復(fù)。通常，應(yīng)當(dāng)在接到邀約之后三日之內(nèi)回復(fù)，而且回得越早越好。答復(fù)以函件——答復(fù)信的形式發(fā)出。答復(fù)信要簡(jiǎn)潔，無(wú)論是否應(yīng)邀，語(yǔ)言都應(yīng)十分熱情。一般用第一人稱，且必須簽名。
基本內(nèi)容包括:
(1)感謝對(duì)方的邀請(qǐng)。
(2)愉快地接受對(duì)方的邀請(qǐng)或婉言謝絕對(duì)方的邀請(qǐng)。
(3)表達(dá)期待赴邀的心情或解釋一下不能應(yīng)邀的理由。
二、邀請(qǐng)書的基本寫法
邀請(qǐng)書通常由標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾和落款五部分組成。
(一)標(biāo)題
邀請(qǐng)書的標(biāo)題一般有兩種方式構(gòu)成。單獨(dú)以文種名稱組成。如《邀請(qǐng)書》、《邀請(qǐng)信》。由發(fā)文原因和文種名稱共同組成。如《關(guān)于出席亞太經(jīng)濟(jì)發(fā)展會(huì)議的邀請(qǐng)書》。
(二)稱呼
稱呼要頂格寫被邀請(qǐng)的單位或個(gè)人的名稱或姓名。也就是要寫明主送對(duì)象。如“×××大學(xué)：”、“××同志：”
(三)正文
邀請(qǐng)書的正文通常要求寫出舉辦活動(dòng)的內(nèi)容、活動(dòng)目的、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、活動(dòng)方式、邀請(qǐng)對(duì)象以及邀請(qǐng)對(duì)象所作的工作等。
活動(dòng)的各種事宜務(wù)必在邀請(qǐng)書中寫清楚、寫周詳。若附有票、券等物也應(yīng)同邀請(qǐng)書一并送給主送對(duì)象。
若相距較遠(yuǎn)，則應(yīng)寫明交通路線，以及來(lái)回接送的方式等。其它差旅費(fèi)及活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的開(kāi)銷來(lái)源、及被邀人所應(yīng)準(zhǔn)備的材料文件、節(jié)目發(fā)言等等也應(yīng)在正文中交等清楚。
(四)結(jié)尾
結(jié)尾處要求寫上禮節(jié)性的問(wèn)候語(yǔ)。如“懇請(qǐng)光臨”、“致以敬意”等等。
(五)落款
邀請(qǐng)書的落款要署上發(fā)文單位名稱或發(fā)文個(gè)人的姓名，署上發(fā)文日期。邀請(qǐng)單位還應(yīng)加蓋公章，以求慎重。
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